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【项目纪实】高效敏捷的企业数字化实践——某国有交通集团搭建E-HR咨询项目 发布日期:2022-06-20 20:03    点击次数:153

客户行业  交通运输 问题类型  人力资源管理信息化【客户背景】

某高速公路集团公司是福建省某市大型国有企业,注册资本24亿元,截止2020年12月底,该集团公司总资产达1400亿元。目前,该集团公司设有10个部门、3个管理中心,下设6个营运分公司、1个机电分公司、6个全资子公司、参股12个子公司,现有员工总数达8000人。

在市政府及其他相关单位的大力支持下,该集团公司近年来发展迅速,承接了多条高速公路建设的项目。由于业务量的增大,近年来员工数量也不断增加,给该集团公司的管理带来了一定的难度,信息反馈不及时、无法全面了解下级单位的信息、人力资源管理工作量超负荷等等。

基于此,该集团公司领导提到建立人力资源信息化系统,并希望能通过信息化系统的建设提高管理工作效率的同时,也能对公司的管理效果有大的改进。通过对多家咨询公司的调查和深入沟通,最终该集团公司领导选择与北京华恒智信人力资源咨询公司合作,希望能借助华恒智信的专业力量帮助企业提升管理水平和管理效率。

【问题分析】

通过与该集团公司总部及各分(子)公司领导、人力资源管理从业者及各层级员工代表的深入沟通以及对现有资料的分析等工作,华恒智信顾问专家梳理了该公司的管理问题,并在此基础上对公司领导的咨询需求有了更深入的理解和把握,并在此基础上提供了针对性的解决方案,帮助该公司搭建了一套完善的人力资源管理信息化系统。此次项目成果得到了客户方领导及人力资源管理从业者的高度认可。

该公司在实际人力资源管理的操作过程中,存在以下几个方面的问题:

▲ 华恒智信——案例研究中心

1、人力资源管理工作欠缺规范性、统一性

目前,该集团公司的人力资源管理工作较为杂乱,各个分(子)公司的管理水平参差不齐,尽管公司总部建立了较为完善的管理方法和流程,但是各个分(子)公司实际执行的管理措施和管理流程也是千差万别。

2、总部对各分(子)公司的管控力度较弱

访谈中了解到,目前,该集团公司总部对各分(子)公司的管控较为松散,对分(子)公司的实际管理情况了解的也不全面。而公司领导希望能通过总部业务管理部门对下属公司的日常经营运作进行管理,实现各分(子)公司经营行为的统一与优化,并对行业成功因素进行集中控制与管理,以确保公司整体协调成长。

3、绩效考核工作过程中缺乏必要的沟通,仅限于对数据的统计和分析

在公司领导的高度重视和大力支持下,该公司搭建了较为完善的绩效管理体系,但是,在具体实施过程中,由于缺乏一些必要的沟通、反馈工作,该公司的绩效考核工作仅限于对数据的搜集、统计和分析。

虽然在实施的过程中耗费了大量的人力、物力,各个单位/部门的员工也都花费很多时间统计数据,但是,并没有起到实际的管理作用。再加上绩效考核与薪酬分配并没有完全挂钩,久而久之,绩效考核也变成了走形式。

4、数据分析的及时性、准确性差,无法为管理决策提高数据支持

在缺乏E-HR支撑的情况下,高层提出的决策数据需求往往需要人力资源部门花费较多的时间、精力进行大量的手工统计才能完成,耗时费力,且数据的准确性和及时性难以保障。

5、事务性工作的工作量大,且效率低

由于员工数量较为庞大,该公司的人力资源管理工作中事务性工作较多,比如员工考勤统计/核对,绩效考核数据搜集/统计/分析、薪酬数据核算等,任务较为繁重。

且对统计数据的准确性、真实性无法有效监控,也无法对员工请假、加班等情况进行管控,即使没有工作安排,很多员工也选择加班,以赚取“加班费”,这在一定程度上增加了公司的人工成本。

在核算数据方面,以前公司每个月算薪资、考勤数据需要很长一段时间才能将数据统计出来,而且还经常出错。另一方面,人力资源部员工整天忙于处理此类事务性工作,也无暇顾及提升公司的人力资源管理水平。

【华恒智信解决方案】

针对该集团公司在人力资源管理方面的问题,华恒智信帮助该企业搭建了完善的E-HR系统,不仅提高了公司人力资源管理工作的效率,更主要的是帮助该公司提升了管控和管理效能。具体如下:

▲ 华恒智信——案例研究中心

1、建立统一的人力资源管理平台

建立统一的人力资源管理平台,通过对薪酬、绩效、培训、人员评价等业务的系统应用,形成一个统一标准、集团管控、授权管理、信息齐全的人力资源管理数据库和应用平台,实现业务处理的规范化,并且能够提高信息的共享程度以及信息传递的时效性、准确率,进而提高集团公司整体的人力资源管理水平和管理效率。

2、提高集团公司的管控效能

在人力资源管理方面,将国家法规、公司制度和监管要求融入到具体的操作流程中,依靠信息手段对分(子)公司进行具体的控制和预警,通过集中管控和分级授权,及时、准确、全面掌握分(子)公司用工种类、岗位分布、人员信息、员工考勤、费用预算、薪酬福利方法等用工和人力成本状况,以控制用人风险,降低人工成本,提高公司的精细化管理水平。

3、发挥绩效考核的“管理”作用

华恒智信人力资源咨询项目组帮助该集团公司搭建的E-HR系统中,绩效考核模块是一个重点。该E-HR系统支持员工在线填写工作目标、提交直接上级审批,直接上级可以在线修改、审批员工的工作计划和目标。

在工作过程中,员工可以填写工作完成情况、遇到的问题、需要的资源支持等,上级则可对其进行批示和指导。而在考核实施阶段,员工可以在线提交工作数据,人力资源部相关人员可以通过在线统计和分析直接看到部分绩效考核结果;在绩效反馈阶段,要求上级填写绩效面谈的内容及所制定的绩效改善计划。

同时,该系统针对不同人群设置了差异化权限。通过应用这一系统,将沟通、反馈等过程贯穿员工和管理者的日常工作中,真正实现绩效考核的“管理”作用。

4、提供快捷准确的统计分析系统,为高层决策提供支持

华恒智信所搭建的E-HR系统中,提供快捷准确的统计分析系统,能够快速准确获取行业要求报表,通过灵活的自定义查询、人力资源管理指标统计分析和完善的图形输出,建立重要的人力资源管理指标分析和监测机制,能够及时、准确掌握集团公司的人力资源管理状况,为各级管理者提供有力的分析和决策支持。

5、实现人力资源管理工作的电子化处理,提高工作效率,并加强管控力度

通过应用该E-HR系统,该公司实现了人力资源管理事务性工作的电子化处理,提高工作效率,并加强了公司的管控力度。比如:

(1)将指纹考勤机与考勤系统连接,实现对各类人员出勤情况的实时监控及查询统计;

(2)员工在线请假及加班申请,系统可以自定义相应公式及规则,计算员工加班、加点、补休、补休充减加班、加班存假及加班工资结算等,并可以通过预警功能实现各种假期及加班工资总额等的有效控制;

(3) 通过考勤系统统计出员工每月出勤结果后自动引入薪资系统参与工资计算;

(4)总部可预先设定下级工资总额,或岗位预算总额、加班工资总额,自动与薪资系统实际计发数进行对比分析,各部门超过预算则预警提示,不预执行。